"Eine Idee, die nicht verwirklicht wird, ist nur eine Idee"

Das Team von Scheidweg Multimedia hat, wie im letzten Beitrag angeregt, eine Klausurtagung zur Strategie durchgeführt. Die Mitarbeitenden kehrten sehr motiviert zurück. So direkt konnten sie ihre Ideen bisher noch nie einbringen. Ein ganz neuer Teamgeist hat alle erfasst. Franz Scheidweg ist darüber sehr erfreut, sieht sich aber auch vor einer neuen He­rausforderung. Wie kann er die gefassten Beschlüsse zeitgerecht umsetzen, um den erhofften Nutzen fürs Geschäft zu erreichen? Dann darf er auch seine Angestellten nicht enttäuschen, die nun voller Erwartung und Tatendrang sind.

Wie er sich selbst besser organisieren kann, hat sich Scheidweg zu Herzen genommen ("CEtoday" Nr. 4/2015). Die seither eingesetzten Arbeitstechniken wird er auch in diesem Fall anwenden können. Jetzt geht es aber nicht nur um einzelne Aufgaben, es handelt sich zumindest in einem Fall um ein grosses Projekt. Das kürzlich übernommene Fachgeschäft "Schnell & Gschwind" auf der anderen Seeseite soll nicht mehr eigenständig weitergeführt, sondern voll in Scheidweg Multimedia integriert und als Filiale betrieben werden. Franz Scheidweg ruft seinen Berater an, der ihm schon einige Male wertvolle Tipps und Unterstützung gegeben hat. Dieser empfiehlt, zuallererst eine Kosten-Nutzen-Abschätzung durchzuführen. In unserem Fall fällt das Resultat positiv aus. Nun geht es in folgenden Schritten weiter:

1. Projekt beschreiben

Es lohnt sich, für diesen ersten Punkt genügend Zeit und Sorgfalt aufzuwenden. Hier wird nicht nur beschrieben, was zum Umfang des Projekts gehört, sondern auch abgegrenzt, was nicht dazu gehören soll. Je genauer diese Beschreibung erfolgt, umso grösser ist die Chance, dass falsche Erwartungen oder spätere Enttäuschungen über das Resultat vermieden werden können.

2. Ziele des Projekts festlegen

Dies erfolgt am besten gemäss den fünf Kriterien von S.M.A.R.T., die wir in "CEtoday" Nr. 6/2013 kennengelernt haben.

3. Budgetrahmen definieren

Mit einem Projekt wird Neuland betreten. Vieles ist nicht von Beginn an plan- und absehbar. Und wie der Appetit bekanntlich beim Essen kommt, wachsen jeweils die Fantasien und Begehrlichkeiten mit der fortschreitenden Entwicklung eines Projekts. Deshalb ist es nicht nur wichtig, die obigen Punkte 1 und 2 genau festzuhalten und sich immer wieder darauf zu besinnen, auch ein Budgetrahmen muss von Beginn an verbindlich festgeschrieben sein.

4. Projektteam, personelle und zeitliche Ressourcen bestimmen und planen

Ein Projekt bindet personelle Kapazitäten, die meist sowieso schon zu knapp vorhanden sind. An diesem Stolperstein sind schon viele gute Ideen gescheitert. Das Projektteam, muss genügend Zeit zur Verfügung haben, ohne dass die übrigen Arbeiten und die Kunden darunter leiden. Oft ist diese Phase nur mit zusätzlicher Verstärkung zu bewältigen. Scheidweg entschliesst sich, seinen Berater gleich als Projektleiter zu engagieren.

5. Zeitplan erstellen, Meilensteine festlegen

Der generelle Zeitplan wird in Etappen aufgeteilt. Deren Abschluss nennen wir Meilenstein. Dies erleichtert den Überblick und ermöglicht rechtzeitiges Eingreifen, wenn das Projekt zeitlich aus dem Ruder zu laufen droht. Indem dem rechtzeitigen Erreichen der jeweiligen Meilensteine höchste Priorität eingeräumt wird, ist das kontrollierte und stetige Fortschreiten der Arbeiten garantiert.

6. Kompetenzen und Berichterstattung regeln

Das Projektteam muss über gewisse Entscheidungskompetenzen verfügen, um in seiner Arbeit vorwärtszukommen. Diese sind genauso schriftlich festzuhalten wie das Vorgehen bei Abweichungen und die Berichterstattung beim Erreichen von Meilensteinen.

Viel Erfolg beim Realisieren Ihrer Projekte! In der nächsten Ausgabe gibt es Anregungen für die Nachfolgeplanung.

Persönlich

Ruedi Haeny ist lic.oec. HSG und begann seine berufliche Laufbahn in der Marktforschung, wechselte dann in Marketing und Verkauf, wo er verschiedene leitende Positionen inne­hatte, zuletzt während 16 Jahren bei Philips Consumer Electronics. Er war aktiv im Vorstand des Swico und leitete die IG CE. Im Februar 2013 gründete er die Haeny Management Consulting GmbH. Heute unterstützt er Firmen bei der Durchführung von Projekten und begleitet sie bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien. Zu seinen Kunden gehören Fachhändler, Handelsgruppen und Importeure.