"Keiner weiss, was er soll; jeder macht, was er will."

Marcel bedient den Kunden Hasler, der eine Fernbedienung ersetzen will. Das gewünschte Original-Ersatzteil ist nicht ab Lager greifbar. Marcel legt eine Notiz zu den Unterlagen von René, der meist die Bestellungen macht, und freut sich auf seine bevorstehenden Ferien. Nach zwei Wochen ruft ein ungeduldiger Herr Hasler an. Der heute allein anwesende Mirko entschuldigt sich und sagt treuherzig, im System sei leider keine Bestellung offen. Resultat: Hasler ist für immer Kunde gewesen. Andere Branche, anderes Geschäft: Julia und Nico arbeiten in demselben Laden im Verkauf. Sie sehen sich praktisch nie, denn sie teilen sich das Arbeitspensum. Trotzdem ist es ihnen gelungen, sich total zu verkrachen. Diesen Streit leben sie nun aus, indem der eine regelmässig die Warenauslage, die der andere am Vortag kunstvoll aufgebaut hat, komplett umstellt. Wichtige Arbeiten bleiben liegen, denn dafür haben beide nebenher nicht auch noch Zeit. Sie meinen, das sei frei erfunden? Nein. Es sind Erlebnisse aus meinem Berater-Alltag.

Geregelte Abläufe, klare Aufgaben

Was in kleinen Gruppen, die ständig beisammen sind, noch per Zuruf geregelt werden kann, ist bei zunehmender Grösse, häufigen Auswärtseinsätzen oder sonstigen Abwesenheiten von Schlüsselpersonen nicht mehr ohne Weiteres zu beherrschen. Immer mehr Zeit geht bei der Suche nach Informationen verloren. Abhilfe verschaffen geregelte Abläufe und eine klare Zuteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten. Hier bietet sich der Einsatz eines einfachen und wirkungsvollen Instruments, der Stellenbeschreibung, an.

Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung definiert in schriftlicher, personenneutral abgefasster Form die wichtigsten Aufgaben und Kompetenzen einer Arbeitsstelle. Durch die gegenseitigen Unterschriften von Stelleninhaber und Vorgesetztem wird sie zu einer verbindlichen Vereinbarung, die den Arbeitsvertrag ideal ergänzt.

Inhalt einer Stellenbeschreibung

• Bezeichnung der Stelle
• Stelleninhaber
• Stellvertretung
• Zielsetzung der Stelle
• Aufgaben
• Kompetenzen
• Spezielle Kompetenzen
• Unterschriftsberechtigung
• Beziehungen zu anderen Stellen
• Anforderungsprofil (empfohlen)
• Unterschriften Vorgesetzte(r) und ­Stelleninhaber(in)

In der Praxis bewährt hat sich die Abgabe der Stellenbeschreibung schon beim ersten Bewerbungsgespräch. Viele mögliche Missverständnisse können so schon zu Anfang ausgeschlossen werden.

Neben ihrer eigentlichen Bestimmung zur Unterstützung der Organisation ist die Stellenbeschreibung bei näherer Betrachtung ein echtes Multitalent. Sie liefert den wichtigsten Inhalt für ein Stelleninserat, ist der Hauptbestandteil Ihres Briefings an einen Personalvermittler oder umschreibt die Aufgaben, wie sie in einem gut aufgesetzten Arbeitszeugnis enthalten sein sollten. Und – last but not least – gibt sie den roten Faden für die Leistungsbeurteilung im Mitarbeitergespräch vor.

Aufgaben von Mitarbeitenden wandeln sich durch Veränderungen im Team, neue Angebote, wechselnde Zuteilung von Verantwortung. All dies geschieht fast natürlich – nur die Stellenbeschreibungen passen sich nicht von selbst an. Es empfiehlt sich deshalb, diese zweimal pro Jahr zu überprüfen und allenfalls zu aktualisieren. Werden die Stellen­inhaber dabei aktiv eingespannt, hängt weniger Arbeit direkt beim Chef und gleichzeitig wird der Inhalt des Dokuments wieder in Erinnerung gerufen.

Falls Sie in Ihrem Betrieb noch keine Stellenbeschreibungen haben, machen Sie den Versuch. Der anfängliche Aufwand wird sich mehrfach auszahlen.

Das Thema der nächsten Folge wird die Motivation des Teams sein.

Mitarbeitergespräch

Zum Thema Mitarbeitergespräch bietet Haeny Management Consulting ein einfach verständliches und einzusetzendes Instrument an, das speziell für den CE-­Fachhandel entwickelt wurde.